吳奇峰執行長

身為高科技產業的明信電子集研究、開發、生產及服務於一體,公司在兩岸三地皆有據點,同時也是全球線路板測試機市場的主要供應商之一,明信電子的執行長吳奇峯(Denny)在思考如何轉型提升企業形象和員工工作效率上,自有著一套管理心法。

執行長Denny坦言,工作團隊分隔兩地,在管理上就必須多費心,以往僅用Outlook管理內部文件報告和業務資料,但Outlook僅能單向分派工作無法達到多人協同和內部交流,然而隨著公司逐漸擴張,兩岸工作團隊陣容也逐漸擴展,如何提升公司內部直向與橫向的溝通,以及有效地追蹤每項工作的進度,則必須透過有效且系統化的管理工具才能達到以上需求。

因為有管理上的需求,Denny便開始調查市面上合適的解決方案,在試用過Vis-a-Vis愛報告一個月後,便決定成為Vis-a-Vis的忠實愛用者。回想當初開始導入Vis-a-Vis時,雖然有設備提升、員工適應資訊化流程以及習慣養成等問題,但經過半年的磨合期,完整導入系統後,現在公司內部開會,參與會議的人員都透過Vis-a-Vis愛報告,向與會者分享工作內容。

masonDenny更進一步說明,在使用Vis-a-Vis愛報告時,搭配「重要指標」功能,彈性設定指標的名稱,符合內部作業流程的需求,隨時查看內容,就能了解報告的重點,如:作業類型、負責人、已完成之工作進度、未完成事項等,不單能讓主管瞭解員工的工作進度,員工也可以使用Vis-a-Vis管理個人工作事項,雙向管理機制直接提升全體同仁的工作效率!Denny以業務部及工程部為例說明Vis-a-Vis的應用情境:

1.業務部:業務可以利用Vis-a-Vis愛報告追蹤案件的進度和記錄客戶的詳細資料,若業務有任何重要交辦,可以透過Vis-a-Vis轉寄該報告給負責窗口。

2.工程部:Vis-a-Vis可以將所有維修紀錄列清楚,依照日期區間輸出售後服務報表,作為售後服務紀錄的佐證。

導入Vis-a-Vis後,改善原先公司內部以Outlook作業管理僅能單一溝通,無法多人協同工作的缺點,重新調整作業流程,減輕同仁的工作負擔,還可快速了解工作內容和掌握進度。

Denny頗有感觸地說:「以前管理階層必須要花很多時間了解公司的整體運作,尤其明信電子分屬在兩岸三地,較難統一管理員工,也難以凝聚向心力,但導入Vis-a-Vis後,辦公室的同仁可以一起檢視、討論同一件工作,達到多人協作、分享與學習的優點,而我們團隊再Vis-a-Vis愛報告的幫助下,現在整體工作效率全面提升二倍。」

最後談到明信電子對於Vis-a-Vis愛報告團隊的滿意度,Denny認為導入系統不只是解決眼前的需求,還需要堅強的後端維護團隊才能給使用者100%的服務;現在的愛報告,作為中小企業的售後服務和工作管理系統,他給予高度的肯定!

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