[ 使用者證言 ] # 接棒啟蒙計畫 秘書長 蔡宛玲

  tasi  

雲端CRM讓上千支持者的熱情再升級

對於公益團體來說最常面對的就是資源不足及無法有效運用組織能量而致力發現高中職生美好天分與熱情的接棒啟蒙計畫,巧妙運用雲端系統提升內部流程及資料分析能力

「我可以有夢想嗎?未來的自己會是什麼樣子?」每位高中職生都曾經如此迷惘過;在填鴨教育中無暇探索社會,探索自我;在升學主義下隨波逐流,虛擲光陰應付沒興趣的課業,若無人啟蒙,終將失去熱情、失去夢想的勇氣。

為了改變這個現象,一群志工成立了接棒啟蒙計畫。

接棒啟蒙計畫秘書長蔡宛玲Brenda說明為了讓高中生探索「個人夢想連結社會職業的多元可能」,兩年來籌辦了數十場大小活動,包括工作坊、聚會、營隊等,融入「真人圖書館」的概念,透過一個個真實的生命故事,引導學生認識不同領域的專家經歷。每次都吸引各行各業的朋友與許多大學生報名擔任志工,加上其他樂意幫忙或合作的個人與組織,陸續累積了大量的資料。Brenda認為「這些支持者的熱情是組織最重要的資產,如何有效維繫支持者關係便是最重要的管理課題。」

曾任國際品牌公司PMBrenda,相當重視組織管理並擅長應用新雲端工具,當某位志工介紹叡揚資訊的「VIdegree愛客戶」給大家時,很快獲得所有人的讚賞並決定導入。Brenda指出「一般談CRMC是指顧客(Customer),而在非營利組織管理中,重視更全面的支持者(Constituent)關係,近年來CRM已成為同業越來越看重的管理課題」。

VIdegree最棒的功能就是標籤與記事」Brenda回想表示,以往使用Excel管理名單時,為了分類志工必須反覆將每一筆新資料複製貼上多個名單,維護很麻煩;欄位的設計也因為要記錄非結構化資訊而變得很複雜。現在只要使用群組標籤,就可快速進行多維度分類,例如用「可支援地區」加上「十八學群領域」來分類擔任專業分享的志工,讓未來的活動不只是找齊足夠的志工人數,甚至能因應報名學生的期望需求,快速邀請對應領域可支援的志工擔任分享者。「豐富有效的志工資料庫,是我們想為學生打造真人圖書館所必要的基礎建設,也正是許多學校樂意與我們合作的原因之一!」Brenda得意地說。

除了彈性的欄位設計,VIdegree可直接將非結構化的資訊輸入「記事」,例如志工的特殊經歷或專長、連絡討論的重點等,操作畫面就像臉書一般簡單。Brenda分享上次與一位創業家交流後,直接用手機拍照將名片建檔,VIdegree會自動辨識建立一筆資料,然後就可以記錄剛談的合作機會,或是幫對方貼標籤分類,例如可擔任講者或攝影志工等,這些資訊便成為組織記憶讓整個團隊都可以快速查詢。「後來另一名夥伴邀請這位創業家擔任志工時,聊天中便能說出對方的創業背景,讓這名志工對我們團隊印象深刻,這就是雲端CRM的強項!」

此外,經營支持者關係的要點,是持續讓他們知道組織的活動近況,因此電子報行銷一直是件重要的工作。雖然網路上有免費派發的工具,但實際運作上因組織原有的名單管理工具各異,而會有寄件名單非同步更新的問題;若在VIdegree就方便多了,只要善用標籤功能,就可自動同步更新與管理寄件名單了。「有一次電子報圖片無法正常顯示,我們寄信給叡揚資訊,結果當天晚上工程師就回信講解問題了,這種支援是許多小型NPO無法想像的莫大助力呢!」

使用VIdegree至今還不到半年,因支持者關係管理變得有效率,讓志工的熱情更能轉化為對學生啟蒙的能量。但Brenda瞭解CRM的效益不只是如此,「現在用得還不夠全面,未來要發揮CRM系統的分析功能,將志工參加活動與購買義賣品的紀錄建檔,作為日後分眾行銷基礎,並增加人力深化經營支持者關係。」面對接棒啟蒙計畫的支持者,利用自己工作之外的時間,無償地參加幫忙,Brenda相信這些熱情不只是組織做公益的能量,更是台灣社會可貴的善意。「若能更有效運用支持者的善意,將為台灣教育帶來更大的改變,這就是我們的理念!」

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接棒啟蒙計畫 http://thebatonproject.org/
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